Jobbeschrieb

Nach einem Praktikum im Vorjahr wurde ich 2018 erneut als Projektmanagerin Ticketing für das Zurich Film Festival engagiert. Während des zehntägigen Festivals fanden rund 300 Screenings in fünf verschiedenen Kinos statt.

Gemeinsam mit meiner Teamkollegin war ich für die operativen Ticketingprozesse des Festivals verantwortlich — von der Pflege und Verwaltung der Screenings im Ticketingportal bis hin zur Koordination von Kontingenten, Sonderanfragen und Verkaufsabläufen.

Während des Festivals unterstützten uns rund 80 Volontär:innen im Vorverkauf und Ticketverkauf. Ich übernahm deren Schulung vor Festivalbeginn sowie die operative Betreuung während des laufenden Festivalbetriebs.

Verantwortung

• Pflege, Kontrolle und Kontingentverwaltung im Ticketingportal für über 300 Screenings

• Schulung, Schichtplanung und Betreuung von rund 80 Volontär:innen im Ticketverkauf

• Durchführung von Kassen- und Tagesabschlüssen bei Schichtwechseln

• Betreuung des Ticketverkaufs im Festivalzentrum

• Betreuung der Ticketing-Hotline und Bearbeitung von Gästeanfragen

• Koordination von Rollstuhlplätzen und Spezialanfragen

• Verwaltung von Sponsoren-, Industrie- und Pressekontingenten

• Abwicklung von Massenversänden und administrativen Ticketingprozessen

Herausforderung

Die Herausforderung bestand darin, komplexe Ticketing- und Besucherprozesse unter hohem Zeitdruck und laufenden Anpassungen im Festivalbetrieb zuverlässig zu koordinieren.

Besonders anspruchsvoll war die flexible Verwaltung verschiedener Kontingente sowie die laufende Einschätzung von Auslastungen und Platzfreigaben, um eine möglichst optimale Besetzung der Screenings sicherzustellen.

Gleichzeitig erforderte die Betreuung von Gästen, Volontär:innen und Partnern ein hohes Mass an Organisation, Kommunikationsfähigkeit und Lösungsorientierung — insbesondere bei kurzfristigen Änderungen oder Problemen im laufenden Betrieb.