Projektbeschrieb

Zur organisatorischen Entlastung der Geschäftsleitung unterstützte ich den Kinderkrippenverein Dietikon bei der Planung und Umsetzung des 70-Jahr-Jubiläums. Der Anlass umfasste ein vielfältiges Programm mit Kinderkonzert, Spielstationen, Wettbewerb sowie Food-&-Beverage-Angebot für rund 200–300 Gäste.

Das bestehende Veranstaltungskonzept diente als Grundlage für die Entwicklung der Organisationsstruktur und Gesamtplanung. Gemeinsam mit einem siebenköpfigen Organisationsteam koordinierte ich die verschiedenen Teilbereiche und sorgte für strukturierte Abläufe sowie eine klare Aufgabenverteilung.

Verantwortung

• Aufbau und Koordination der Organisationsstruktur für das Jubiläum

• Erstellung der Masterplanung inkl. To-Dos und Zeitplanung

• Entwicklung von Aufbau-, Ablauf- und Schichtplänen

• Regelmässige Abstimmung mit dem Organisationsteam

• Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen und operativen Belangen

• Entwicklung und Gestaltung von Kommunikationsmitteln wie Flyer und Webseite

• Einrichtung und Abwicklung des Ticketingsystems für das Kinderkonzert

Herausforderung

Die Herausforderung bestand darin, ein heterogenes Organisationsteam strukturiert durch die Planung zu begleiten. Besonders wichtig war es, klare Zuständigkeiten zu schaffen, ohne die Eigeninitiative und Kreativität der einzelnen Ressorts einzuschränken.

Das Projekt erforderte insbesondere am Eventtag Flexibilität aufgrund des heissen Wetters (36°), damit die Besucher:innen einen angenehmen Besuch hatten.

Fotos: Alessia Trümpy